Achilles Design General Terms & conditions

Dutch version, see below

Version 06/02/2023

1. FORCE AND ACCEPTANCE OF THESE TERMS

The terms & conditions outlined hereafter are valid for all transactions and interactions between Achilles Design BV and its clients, unless otherwise agreed in writing between both parties. These terms & conditions are tacitly considered to be accepted by the client, even if they broadly or partially conflict with the client’s general or special terms & conditions. Any diversions from our terms & conditions are only valid if Achilles Design has explicitly accepted them in writing. As a consequence, Achilles Design’s tacit agreement to our client’s general terms & conditions can in no circumstance be assumed, if not explicitly agreed to in writing. Upon order confirmation, the client automatically agrees to our terms & conditions. If not explicitly specified, all amounts mentioned are excluding Belgian VAT (21%).  

2. QUOTATIONS

Changes and modifications to earlier agreed project specifications may have a significant impact on project costs and/or project delivery time, and may therefore result in an additional cost for the customer. Any additional costs that result from changes and modifications of project specifications and that lead to exceeding earlier project budget estimates will be communicated to the customer for approval.   Should changing factor costs or foreign exchange swings cause an increase in earlier estimated budgets, Achilles Design reserves the right at all times to adjust its project budget accordingly. Achilles Design will also communicate any consequential changes in project pricing to the client in due course. In this case the client has the right to terminate the remainder of the project within 3 working days after being notified by Achilles. Quotations are valid for 30 calendar days after issue date. Project planning is calculated from signing for approval of the offer. The client is free after each stage to end the cooperation. Prices for goods or services provided to customers are without cost for packaging, taxes (21%) and transport (0.60 € / km).   Achilles Design works on the basis of an 8-hour workday assumption, but it is possible that we perform our work during more than eight hours per day. Fees will be based on actual hours performed.  

3. SUBCONTRACTING & PROTOTYPE MANUFACTURING

In case a project requires a dedicated external expert or an external contract manufacturer, for example, in the context of producing prototypes, Achilles will charge a 12.5% mark-up fee to be compensated for costs relating to supplier search & selection, procurement, communication, supplier management, and quality control processes, as well as possible pre-financing costs. Achilles Design reserves the right to issue an invoice to its customer with a shorter payment term in order to get reimbursed for pre-financed amounts larger than EUR 2,000.00.  

4. DELIVERY DEADLINES

Any communicated delivery dates are indicative and estimates only and therefore not binding. Delays in delivery can never give rise to any fine, damage claim or contract termination.  

5. TRANSFER OF OWNERSHIP AND RISK

All designs and goods remain the property of Achilles Design BV until full payment of principal, fees, interest and if applicable, damage claims. The supply of production files will only be made after payment of all outstanding invoices.  

6. COMPLAINTS

If any of the project deliverables is damaged, incomplete, faulty or shows any other visible defect or nonconformity, the Client is obliged to refuse the goods or services or accept only under well-defined conditions in writing. Any complaint regarding the goods or services must be communicated to the Service Provider by registered mail within 7 days of receipt with reference to the number of the quotation or invoice. After expiry of this period, the complaint automatically invalidates. Any complaint regarding the Service Provider’s invoices must be communicated by registered mail within 7 days after their receipt. Failing to do so are considered that deliverables have been accepted irrevocably. A complaint can in no case justify a suspension of payment.  

7. PAYMENT TERMS

Invoiced amounts are payable within 14 calendar days after invoice date and upon delivery of the documents or performance and / or after finishing a stage. Projects may also be billed in monthly instalments according to the progress of the work. In case of late payment, an interest of 1% per month is charge and a compensation of 15% per invoice with a minimum of € 100. Failure to pay on the due date of an invoice, Achilles Design BV reserves the right to suspend all deliveries without notice.  

8. JURISDICTION

In case of complaints or disputes, only the court of Antwerp (section Mechelen) jurisdiction under Belgian law in the Dutch language. All costs are borne by the customer. All documents issued by Achilles Design BV are confidential and intended for its customer only and may be forwarded and shared with third parties only after having received written consent of Achilles Design.  

9. MARKETING

With respect to products or services that Achilles Design has developed on behalf of or in co-operation with its clients and which have been introduced to the market, Achilles Design has the right to these publish projects on its website and on its social media channels, and to make public its input in the creation of these products and services.  

10. Non-Solicitation of colleagues or freelance subcontractors

During the term of the project and for a period of 24 months after the termination of the project for whatever reason, the Client agrees not to solicit, entice or cause – whether directly or indirectly – any current employees or freelance subcontractors of Achilles Design to leave Achilles Design in order to work for the Client or with another entity that competes against Achilles Design. In case of breach of this non-solicitation agreement, the Client agrees to pay €25,000 to Achilles Design.    

Version 06/02/2023

1. GELDIGHEID VAN DEZE VOORWAARDEN

De hierna genoemde voorwaarden zijn geldig voor alle transacties en interacties tussen Achilles Design bvba en haar klanten, tenzij schriftelijk anders overeengekomen tussen beide partijen. Deze voorwaarden worden stilzwijgend geacht door de opdrachtgever te zijn aanvaard, ook al zijn ze in grote of gedeeltelijke mate in strijd met de algemene of bijzondere voorwaarden van de opdrachtgever. Afwijkingen van onze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien Achilles Design deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard. Bijgevolg kan de stilzwijgende instemming van Achilles Design met de algemene voorwaarden van onze klant in geen geval worden verondersteld, indien deze niet uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen. Bij de orderbevestiging gaat de klant automatisch akkoord met onze algemene voorwaarden. Indien niet uitdrukkelijk vermeld, zijn alle vermelde bedragen exclusief Belgische BTW (21%).  

 2. QUOTATIES

Wijzigingen en aanpassingen aan eerder overeengekomen projectspecificaties kunnen een aanzienlijke invloed hebben op de projectkosten en/of de levertijd van het project en kunnen dus extra kosten voor de klant met zich meebrengen. Eventuele extra kosten die het gevolg zijn van wijzigingen en aanpassingen van projectspecificaties en die leiden tot overschrijding van eerdere ramingen van het projectbudget, worden ter goedkeuring aan de klant voorgelegd. Mochten veranderende factorkosten of wisselkoersschommelingen leiden tot een verhoging van de eerder geschatte budgetten, dan behoudt Achilles Design zich het recht voor om het projectbudget te allen tijde aan te passen. Achilles Design zal te zijner tijd ook alle daaruit voortvloeiende wijzigingen in de projectprijzen aan de klant meedelen. In dit geval heeft de klant het recht om het resterende deel van het project binnen 3 werkdagen na kennisgeving door Achilles te beëindigen. Offertes zijn geldig tot 30 kalenderdagen na uitgiftedatum. De projectplanning wordt berekend vanaf de ondertekening voor goedkeuring van de offerte. De klant is na elke stap vrij om de samenwerking te beëindigen. De prijzen voor goederen of diensten die aan klanten worden geleverd zijn zonder kosten voor verpakking, belastingen (21%) en transport (0,60 €/km). Achilles Design werkt op basis van een 8-urige werkdag, maar het is mogelijk dat we ons werk gedurende meer dan acht uur per dag uitvoeren. De kosten zijn gebaseerd op de werkelijk gepresteerde uren.  

 3. ONDERAANNEMING & PROTOTYPEPRODUCTIE

Indien een project een specifieke externe deskundige of een externe contractfabrikant nodig heeft, bijvoorbeeld in het kader van de productie van prototypes, zal Achilles een toeslag van 12,5% in rekening brengen ter compensatie van de kosten in verband met het zoeken en selecteren van leveranciers, inkoop, communicatie, leveranciersmanagement en kwaliteitscontroleprocessen, alsmede eventuele voorfinancieringskosten. Achilles Design behoudt zich het recht voor om een factuur uit te reiken aan haar klant met een kortere betalingstermijn om een terugbetaling te krijgen voor voorgefinancierde bedragen groter dan 2.000,00 euro.  

4. LEVERINGSTERMIJNEN

Elke leveringstermijn die door Achilles Design wordt opgegeven is slechts indicatief en dus niet bindend. Onder geen bedding kan vertraging in de aflevering leiden tot enig recht op boete, schadeclaim of ontbinding van de overeenkomst.  

5. OVERDRACHT VAN EIGENDOM EN RISICO

Alle ontwerpen en goederen blijven eigendom van Achilles Design bvba tot volledige betaling van de hoofdsom, honoraria, rente en eventuele schadeclaims. De aanlevering van productiedossiers gebeurt pas na betaling van alle openstaande facturen.  

6. KLACHTEN

Indien één van de te leveren producten van het project beschadigd, incompleet of gebrekkig is of enig ander zichtbaar gebrek of gebrek vertoont, is de klant verplicht de goederen of diensten te weigeren of slechts onder welbepaalde schriftelijke voorwaarden te aanvaarden. Elke klacht met betrekking tot de goederen of diensten moet binnen de 7 dagen na ontvangst per aangetekend schrijven aan de dienstverlener worden meegedeeld onder vermelding van het nummer van de offerte of factuur. Na het verstrijken van deze termijn vervalt de klacht automatisch. Elke klacht met betrekking tot de facturen van de dienstverlener moet binnen de 7 dagen na ontvangst ervan per aangetekend schrijven worden meegedeeld. Bij gebreke daarvan wordt ervan uitgegaan dat de te leveren prestaties onherroepelijk zijn aanvaard. Een klacht kan in geen geval een opschorting van betaling rechtvaardigen.  

7. BETALINGSTERMIJNEN

Gefactureerde bedragen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum en bij levering van de documenten of prestaties en/of na voltooiing van een fase. De projecten kunnen ook in maandelijkse termijnen worden gefactureerd, afhankelijk van de voortgang van de werkzaamheden. In geval van laattijdige betaling wordt een intrest van 1% per maand aangerekend en een schadevergoeding van 15% per factuur met een minimum van € 100,-. Bij niet-betaling op de vervaldag van een factuur behoudt Achilles Design bvba zich het recht voor om alle leveringen zonder ingebrekestelling op te schorten.  

8. JURISDICTIE

In geval van klachten of geschillen is enkel de rechtbank van Antwerpen, afdeling Mechelen, bevoegd naar Belgisch recht in de Nederlandse taal. Alle kosten zijn voor rekening van de klant. Alle door Achilles Design bvba verstrekte documenten zijn vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor de klant van Achilles Design bvba en mogen alleen na schriftelijke toestemming van Achilles Design bvba worden verzonden en gedeeld met derden.  

9. MARKETING

Achilles Design heeft het recht om projecten waarvan de producten of diensten op de markt zijn verschenen te publiceren op haar website en op haar social media kanalen, en in het algemeen haar medewerking bij het tot stand komen van deze producten en diensten openbaar te maken.  

10. NIET-WERVINGSVERBINTENIS NAAR COLLEGA’S OF FREELANCE-ONDERAANNEMERS

Gedurende de looptijd van het project en gedurende een periode van 24 maanden na de beëindiging van het project om welke reden dan ook, stemt de Klant ermee in om huidige werknemers of freelance onderaannemers van Achilles Design niet aan te werven of – direct of indirect – te laten vertrekken om te werken voor de Klant of met een entiteit die concurreert met Achilles Design. In geval van schending van deze relatieovereenkomst stemt de klant ermee in om € 25.000 aan Achilles Design te betalen.